Il processo di Change Management è l’insieme di attività strutturate che consente di governare ogni fase di un cambiamento, trasformandolo da potenziale fonte di rischio a opportunità di crescita e miglioramento.
È un flusso metodico che stabilisce come raccogliere le richieste, valutarne l’impatto, approvarle, pianificarle e implementarle, garantendo controllo in ogni passaggio.
Un processo ben progettato non solo riduce i rischi, ma assicura coerenza, continuità operativa e allineamento tra innovazione tecnologica e obiettivi aziendali.
Struttura del Processo di Change Management
Il processo di Change Management si articola in passaggi chiari, ciascuno con obiettivi precisi e metriche di controllo:
Raccolta e registrazione delle richieste
Ogni richiesta di cambiamento (change request) deve essere formalizzata attraverso sistemi di ticketing o piattaforme ITSM, con informazioni dettagliate sul contesto, gli obiettivi e l’urgenza.
Analisi e valutazione dell’impatto
La valutazione considera aspetti tecnici, economici e organizzativi. In ambito IT si analizzano dipendenze tra sistemi, impatto sui servizi digitali, tempi di inattività previsti e possibili scenari di rollback.
Approvazione e prioritizzazione
Non tutte le modifiche hanno lo stesso peso. Il processo prevede un livello di approvazione gerarchico, con la possibilità di assegnare priorità in base al rischio e al valore generato per l’azienda.
Pianificazione e comunicazione
Un piano efficace include la definizione delle finestre di intervento, le risorse necessarie, i test pre-implementazione e la comunicazione verso utenti e stakeholder.
Implementazione controllata
La modifica viene eseguita secondo procedure standardizzate. In questa fase è essenziale il monitoraggio costante e l’applicazione di protocolli di sicurezza per minimizzare imprevisti.
Verifica dei risultati e chiusura
Al termine, viene condotta una revisione per validare l’efficacia del cambiamento. La documentazione aggiornata alimenta la knowledge base aziendale, creando valore anche per le attività future.
Metriche e indicatori di performance
Misurare il successo del processo è cruciale per il miglioramento continuo. È necessario valutare KPI chiave, ad esempio:
- Numero di cambiamenti implementati con successo;
- Percentuale di cambiamenti con rollback;
- Tempo medio tra richiesta e implementazione;
- Impatti non previsti rilevati post-implementazione;
- Grado di soddisfazione degli stakeholder.
I principali modelli di Change Management
Nel corso degli anni sono stati sviluppati diversi modelli per strutturare in modo efficace il processo di cambiamento. I più diffusi in ambito aziendale sono:
- Modello delle 8 fasi di Kotter – Le otto fasi sono: creare senso di urgenza, costruire una coalizione guida, sviluppare una visione, comunicare la visione, rimuovere gli ostacoli, generare successi a breve termine, consolidare i progressi, ancorare i cambiamenti nella cultura.
- Modello ADKAR – Strutturato su cinque dimensioni individuali: consapevolezza (Awareness), desiderio (Desire), conoscenza (Knowledge), capacità (Ability), rinforzo (Reinforcement).
- Modello delle 4 P – Considera quattro elementi fondamentali per il cambiamento: persone (People), processi (Process), piattaforme (Platform) e luoghi (Place).
- Modello di Lewin – Si articola in tre momenti fondamentali: Scongelamento, Cambiamento, Ricongelamento.
- Modello 7 S di McKinsey – Analizza sette elementi interdipendenti (strategia, struttura, sistemi, valori condivisi, competenze, stile di leadership, personale) per un approccio olistico.
Come scegliere il modello giusto per la propria azienda
Ogni modello ha punti di forza e contesti ideali di applicazione. La scelta del framework dipende da diversi parametri che devono essere valutati con attenzione:
- Complessità dei processi interni;
- Obiettivi di trasformazione;
- Livello di maturità digitale raggiunto.
Considerare questi aspetti permette di selezionare un approccio coerente con le reali esigenze operative e con le priorità strategiche, evitando l’adozione di metodologie poco adatte al contesto specifico.
Come le soluzioni Würth Phoenix agevolano il cambiamento aziendale
Le soluzioni di Würth IT Italy per l’IT Service Management rappresentano un supporto concreto per le aziende che vogliono affrontare i processi di cambiamento in ottica di digitalizzazione ed efficienza.
La proposta include l’integrazione delle suite Atlassian e di GLPI Network, due strumenti riconosciuti a livello internazionale per la gestione dei servizi IT:
- Atlassian permette di sviluppare soluzioni dinamiche e flessibili per favorire la collaborazione tra i dipartimenti aziendali e migliorare la customer experience.
- GLPI semplifica la vita quotidiana degli amministratori IT consentendo di gestire e tracciare l’inventario degli asset aziendali tramite una console centralizzata.
Grazie a queste tecnologie e al know-how dei team Würth IT Italy, le aziende possono armonizzare persone, processi e strumenti, riducendo i rischi e aumentando la trasparenza. L’adozione di un approccio basato su queste piattaforme consente di governare con metodo ogni fase del cambiamento e di accelerare il percorso di evoluzione digitale.
